Hello NEw

बैठक के हो ?

दुई वा दुई भन्दा बढी व्यक्तिहरुको सहभागितामा समूह गतिशिलता र समूह कार्यको अवधारणा आत्मसात गर्दै सिनर्जी पैदा गर्न गरिने एक प्रशासनिक विधिलाई बैठक भनिन्छ । साथै योग्यता, क्षमता, सीप र धारणाको समपूरण (Complement) मार्फत नतिजा हासिल गर्ने वा समस्या समाधान गर्ने उत्तम विधि पनि हो बैठक । एक विद्वानको भनाइ अनुसार ” बैठक कुनै पनि संस्थाको जीवनको एक अभिन्न अंग हो साथै सफल र प्रभावकारी बैठकको संचालनमा नै व्यवस्थापनको सफलता निर्भर गर्दछ”।

तर अर्का एक विद्वानले भनेका छन ” ठूला संस्था वा कम्पनीका हाकिमहरु आफूलाई व्यस्त देखाउन पनि बैठक गर्दछन र मूल्यवान समय र साधन स्रोत नष्ट गर्ने गर्दछन् ।  जसले गर्दा संस्थाको कार्यसम्पादन वा नतिजा हासिल गर्नमा बाधा उत्पन्न हुने गर्दछ” । यी दुवै भनाई आआफ्ना स्थानमा सत्य भए तापनि व्यवहारमा दुवै भनाइको अंशहरु मिश्रित रुपमा रहेको पाइन्छ ।

वास्तवमा बैठक वा मिटिङ सार्वजनिक प्रशासनको दैनिकीको सबै भन्दा महत्वपूर्ण कार्यविधि हो । बैठकको माध्यमबाट सार्वजनिक प्रशासनका एक भन्दा बढि अधिकारी र निकायहरुवीचको अन्तरसम्बन्ध र समन्वयात्मक क्रिया प्रभावकारी तुल्याउन सकिन्छ । यस्तो समन्वयात्मक प्रयासबाट  मात्र सार्वजनिक सेवा, सुविधा प्रवाह मितव्ययी र छिटो छरितो हुन गई प्रशासनले अपेक्षित नतिजा हासिल गर्न सक्दछ ।

विवादित विषयवस्तुहरुको निर्क्यौल, सरोकारवालहरुवीच जिम्मेवारी वाँडफाँड एवं सामूहिक निर्णयका लागि बैठक महत्वपूर्ण व्यवस्थापकीय औजार हो  । बैठकमा हुने सम्वाद छलफल र पुष्ट्याईबाट कतिपय अफ्ठयारा समस्याहरु पनि छिटो छरितो र कार्यान्वयनयोग्य तवरबाट समाधान गर्न सकिन्छ ।

उच्चस्तरको समन्वय स्थापित गरी छिटो, छरितो, प्रभावकारी र मितव्ययी निर्णय र सोको कार्यान्वयन सुनिश्चततामा बैठकको उपादेयता निर्भर गर्दछ ।

प्रभावकारी बैठक कस्तो हुनुपर्दछ?

बैठकलाई प्रभावकारी तुल्याउन बैठक हुनुपूर्व निश्चित उद्देश्य र एजेण्डा निर्धारण गर्ने, आवश्यक र उपयुक्त सहभागीहरु चयन गर्ने र तोकिएको समयमा शुरु र अन्त गर्नु जरुरी हुन्छ । एकै व्यक्तिले बैठकलाई बन्धक बनाउने (Take no hostage), अनावश्यक कुराकानी गर्ने र विद्युतीय उपकरण र ग्याजेटहरुको प्रयोग गर्ने जस्ता कृयाकलापले बैठकको उद्देश्य प्राप्त गर्न सकिदैन । साथै बैठकको निश्चित नियम (Ground Rules) निर्धारण गरी सोको अवलम्वन गरिनुपर्दछ । यसरी एजेण्डामा आधारित बैठक, बैठकको सुसंचालन र बैठकका निर्णयहरुको कार्यान्वयन अनुगमन सफल बैठकका पूर्वशर्तहरु हुन ।

यी पूर्वशर्तहरु अनुसार बैठक हुन सकेमा मात्र माथिको पहिलो भनाई अनुसार व्यवस्थापनमा चुस्तता र नतिजाको सुनिश्चततामा बल पुग्दछ । प्रभावकारी बैठकका प्रमुख सात चरणहरु, (स्पष्ट उद्देश्य र एजेण्डा, उपयुक्त र सानोसंख्याको सहभागिता, कार्यसूचिमा आधारित, निर्दिष्ट समय पालना, सदस्यहरुको समान र वस्तुपरक सहभागिता, मोबाइल वा ग्याजेटहरु प्रयोगमा बन्देज र निर्णय कार्यान्वयनको फलो अप) हुन्छन् । यी चरणहरुको उचित अवलम्वन भएका बैठकहरुबाट मात्र अपेक्षित नतिजा हासिल गर्न सकिन्छ ।

बैठकका समस्या र विकृतिहरु

वस्तुगत आधारमा नेपालको सार्वजनिक प्रशासनको विभिन्न तहहरुमा हुने गरेको बैठकको संख्या र त्यसका निर्णयहरुको अध्ययन विश्लेषण भएको जानकारी त छैन । सर्सर्ति नियाल्दा प्रशासनका उच्च पदस्थ अधिकारीहरुको करिब पचास प्रतिशत र सो भन्दा बढी समय बैठक र भेटघाटहरुमा व्यतित हुने गरेको अनुमान गर्न सकिन्छ ।

ती बैठकका निर्णय कार्यान्वयनको फलो अप गरेर हेर्ने हो भने निर्णय कार्यान्वयनको दर अत्यन्त न्यून देखिन्छ । एकै विषयमा पटक पटक बैठक हुने गरेको पाइन्छ । जति बैठक गरे पनि सार्वजनिक प्रशासनका निकायवीचको समन्वयको वर्तमान अवस्था उत्साहपुर्ण देखिदैन ।

साथै सार्वजनिक क्षेत्रको समग्र नतिजा र जनमानसमा रहेको अनुभूतिलाई सूचकको रुपमा मान्दा सार्वजनिक प्रशासनमा हुने बैठकको सफलता दर कमजोर रहेको सहजै अनुमान गर्न सकिन्छ ।  नेपालको प्रशासनमा किन परिणामको हिसावले यति धेरै असफल बैठकहरु हुन्छन भन्ने विषयको खोजि गरिनु आवश्यक छ ।

विभिन्न ऐन कानून निर्देशिका तथा निर्णयहरुबाट कार्यादेश सहित गठित समिति वा कार्यदल आदिको तोकिए बमोजिम हुने बैठकहरु औपचारिक बैठक हुन् । यी औपचारिक बैठकहरु सामान्यत निर्दिष्ट कार्यविधि र ग्राउण्ड रुलहरु अवलम्बन हुने गर्दछन् ।

तर ठूलो संख्यामा हुने अनौपचारिक बैठकहरु परिणाममुखी हुन नसकेको, हाकिमहरुको आत्मरति र ढोंगका लागि हुने गरेको गुनासो गरिएको पाइन्छ । बैठकको कार्यूची समयमा सञ्चार नहुने रोगले गाँजेको छ हाम्रा बैठकहरु ।  बैठकका सदस्यहरुको आगमन कुर्दा कुर्दै कतिपय बैठकको आधा समय व्यतित हुन्छन् । तोकिएको व्यक्ति अर्कै बैठकमा व्यस्त हुने र बैठकको महत्वका आधारमा प्राथमिकीकरण हुन नसक्दा असम्बन्धित ‘प्रतिनिधि’को सहभागिता हुने बैठकहरु थुप्रै भेटिन्छन ।

बैठकमा सहभागिताको हिसावले ‘शोभा बढाउने’ काम मात्र हुने गरेका पनि पाइन्छन् । बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्तिको लम्बाचौडा ‘पदेन विद्वता’ पनि सहभागीले रुचिका साथ सुन्नुपर्ने बाध्यता त छदैछ । आवश्यक विषयवस्तुका अलावा जानेको र आफूलाई लागेको विषयको बेलिविस्तार लगाउन रुचाउने सहभागीहरुका कारण पनि बैठक भद्दा हुने गरेका छन् ।

समयमा शुरु भई समयमा अन्त भएका बैठकहरु विरलै देख्न पाइन्छ । आफ्ना कुरा राखेपछि बैठकको निष्कर्ष नै ननिस्कदै अर्को बैठकमा वा कार्यालयमा फर्कने सहभागीहरु पनि प्रशस्तै भेटिन्छन् । आजकलको सूचना प्रविधिको युगमा त झन ‘मोबाइल खेलाउने रोग’ सर्वव्यापी भइरहेको छ ।

बैठकको विषयवस्तुमा केन्द्रित भई समस्या समाधान गर्ने वा निष्कर्ष निकाल्न योगदान गर्नुको सट्टा बैठक चलिरहेकै अवस्थामा स्मार्ट फोनमा झुम्मीरहने लापरवाहीपूर्ण व्यवहार देखिने गरेको पाइन्छ । अझ गम्भीर विकृति त यो छ कि समय स्रोतसाधन (Resource) हो भन्ने बुझाइमा ठूलो फासला रहेको छ ।बैठकमा मा त्र होइन समग्र काम कारवाही र व्यवहारमा निर्दिष्ट समय पालना र समयको व्यवस्थापन हुन नसक्दा सार्वजनिक व्यवस्थापनका कैयन कामकारबाहीहरु एक किसिमले अस्तव्यस्त हुन पुगेको अवस्था छ ।

अन्तरनिहित दुर्गुण

बैठक वा कुनै पनि प्रशासनिक विधि र व्यवहारको असल र खराबको ज्ञान नेपालको प्रशासन जगतमा नभएको होइन् । तर पनि व्यवहारमा यो प्रदर्शित हुन नसक्नु बिडम्वनापूर्ण अवस्था हो । कुनै पनि असल विधि र व्यवहार प्रदर्शन गर्न नैतिकता, इमान्दारिता र जवाफदेहिता जस्ता अन्तरनिहित गुणहरु आवश्यक पर्दछन् ।

यी तत्वहरुको वोध र आन्तरिकिकरण हुन नसक्दा बैठक संस्कृतिमा मात्र होइन प्रशासनका अन्य पक्षहरुमा पनि विकृतिले जन्म लिने गरेको पाइन्छ । आफू के गर्दैछु र के का लागि गर्दैछु भन्ने विषयको हेक्का नराख्नु भनेको आफैप्रति अविश्वास गर्नु सरह हो । ‘जे गरे पनि केही हुँदैन हाम्रो देशमा’ भन्ने जस्ता निराशा एवं लापरवाहीपूर्ण सोच र विशुद्ध जागिरे मानसिकताका कारण यी र यस्ता विकृतिहरु उत्पन्न भएका हुन् ।

कसरी सुधार्ने बैठक संस्कृतिलाई?

बैठकबाट उपलब्धि हासिल गर्न सकिने कुरालाई ह्दयगंम गरी सवै सम्बद्ध पदाधिकारीहरु जिम्मेवार ढंगले प्रस्तुत हुनु आवश्यक देखिन्छ ।  सर्वप्रथम बैठकको माध्यमबाट उचित समन्वय गर्न सकिने कुराको बोध हुन जरुरी छ । नतिजालाई दिमागमा राखेर बैठक तय गर्न सकियो भने मात्रै बैठकको महत्व सिद्ध हुनसक्दछ ।

यसका लागि बैठक तय, संचालन, निर्णय कार्यान्वयन र मूल्यांकन सबै चरणमा रहेका विकृतिहरुको अन्त गर्नु आवश्यक हुन्छ । बैठकको झागिंदो विकृतिलाई निरुत्साहित गर्न समय पालना लगायतका ग्राउण्ड रुल र कार्यविधि तय गरी कडाइका साथ लागू गर्नुपर्दछ ।  नेतृत्व तहबाट नै बैठकको आवश्यकता र उपादेयताको आधारमा प्राथमिकिकरण र छनोट गरी  बैठकको संख्यामा ठूलै कटौती गर्नु आवश्यक छ ।

यसैगरी तय भएका बैठकको सुसंचालन र निर्णय कार्यान्वयनको फलो अपमा गम्भीर ध्यान पुर्‍याउनु जरुरी देखिन्छ । बैठक मूलत संचारको एक विधि पनि हो । विद्युतीय सञ्चार, इमेल, इन्टरनेट, एसएमएस, भिडियो कन्फरेन्स, सामाजिक सञ्जाल लगायतका विविध सञ्चारका साधनहरुको प्रयोग कैयन बैठकको विकल्प हुन सक्दछन् । नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा यी नवीन विधि र मान्यताहरुको उपयोग गरिनु आवश्यक छ ।  

दुई चारवटा टेलीफोन कल, केही इमेल र सामाजिक सञ्जाल आदिबाट गर्न सकिने समन्वयका लागि पनि बैठक गर्दा  समय, आर्थिक र भौतिक साधनमाथि पुग्ने क्षतिको आँकलन र मनन गर्न जरुरी छ । सार्वजनिक निकायमा हुने आम बैठकहरुमा माथि उल्लेखित सातचरणहरुको पालना कमै मात्रामा भएको पाइन्छ । प्रभावकारी बैठकका सात चरणहरुको अवलम्वन जरुरी देखिन्छ ।

साथै आफूलाई व्यस्त देखाउन, कतिपय आफ्ना कमजोरी लुकाउन वा निर्णयको सम्भावित अपजस  अरुको टाउकोमा पनि बोकाउने आशयले बैठक किमार्थ गरिनु हुँदैन् ।  सार्वजनिक प्रशासन तथा व्यवस्थापनका क्षेत्रमा भएका कैयन सफल र प्रभावकारी बैठकहरुबाट पाठ सिक्दै बैठक संस्कृतिमा रहेका अन्तरनिहित दुर्गुणहरुको अन्त्य गर्न नेतृत्व र समग्र पक्षहरु गम्भीर बन्नु आजको आवश्यकता हो ।